Datum: 24 mei 2016
Auteur: Lex Pijnenburg, Project Manager

In onze vorige blog Waarom zijn key users zo belangrijk? heb je kunnen lezen waarom goede key users van groot belang zijn. Maar wat maakt nu een goed key user? Welke eigenschappen dient de key user te hebben en aan welke voorwaarden moet zijn voldaan?

Key user word je niet zomaar. Er zijn wel degelijk een aantal belangrijke eigenschappen waaraan een key user moet voldoen. We zien helaas nog te vaak dat key users worden ‘aangewezen’, omdat een medewerker vanuit zijn functie en/of kennis de meest logische persoon zou zijn. Wat ook niet altijd wordt gerealiseerd is dat key users niet alleen tijdens een implementatie een belangrijke rol hebben, maar zeker ook daarna.

Aangezien de key user een onmisbare spilfunctie vervult tussen de dagelijkse business en IT zou je de functie feitelijk moeten beschouwen als aparte functie. Waarvoor je deze ook in een vacature zou kunnen beschrijven. En wellicht nog belangrijker: waarvoor vanuit het management bewust ook tijd en middelen worden vrijgemaakt.

Hieronder een beschrijving hoe deze vacature er uit zou kunnen.

Key user ERP (m/v) 4-12 uur per week

Wat je doet?

Als key user ben je, naast je reguliere werkzaamheden voor de afdeling, verantwoordelijk voor een goede en accurate inrichting en werking van ons ERP-pakket. Je bent vanuit je afdeling hét gezicht voor alle ERP gerelateerde zaken. Je kent immers de ERP-applicatie door en door en je hebt veel kennis van de producten en bedrijfsprocessen, niet alleen van je eigen afdeling.

Je legt je oor te luister binnen de afdeling om te bepalen waar de processen goed lopen en vooral waar ze nog beter kunnen. Het constant verbeteren en efficiënter proberen te werken zit immers in je DNA.

Je signaleert potentiële knelpunten en verbeterpunten, beschrijft mogelijke oplossingsrichtingen en weet deze op dusdanige wijze te beschrijven en te onderbouwen dat zowel de eindgebruikers als overige key users van andere afdelingen overtuigd zijn van jouw oplossing.

Hierbij denk je niet alleen aan je eigen afdeling, maar altijd aan het bedrijfsbelang.

Je neemt waar noodzakelijk deel aan ERP trainingen om het pakket (nog) beter onder de knie te krijgen. ook omdat jij degene bent die de eindgebruikers op je afdeling opleidt. Je hebt dan ook zelf alle procedures en werkinstructies opgesteld.

Verder stel je testplannen op en coördineer je dit proces, omdat we regelmatig nieuwe functionaliteit aan ons ERP-systeem toevoegen en nieuwe releases implementeren.

Hoe zou je week er uit kunnen zien?

Dinsdagmorgen 9.00 uur. Het tweewekelijkse key user overleg. Je hebt via je afdeling te horen gekregen dat er de laatste tijd veel klachten zijn vanuit klanten over een bepaald product. Echter hoeveel en wat de oorzaak is, is niet bekend, omdat dit nu nog nergens wordt geregistreerd binnen het bedrijf. Maar je herinnert je nog dat in het ERP-pakket wel mogelijkheden zijn om klachten te registreren, op te volgen en te analyseren. Je stelt in het overleg op overtuigende wijze voor om samen met een aantal andere key users de (on)mogelijkheden van deze functie te gaan onderzoeken en te gaan bepalen hoe deze ingericht kan worden. Het voorstel wordt met veel enthousiasme ontvangen en je plant direct de eerste afspraak in.

Door een andere key user word je aangesproken op het feit dat je afdeling niet alle werkafspraken nakomt; bepaalde essentiële informatie is niet ingevoerd. Je zal dit na de key user meeting direct met de afdeling opnemen, waarbij je benadrukt waarom het voor iedereen van belang is dat  deze informatie juist ingevuld wordt.

Vrijdag is een testdag. Er is een nieuwe release van het ERP-pakket op komst met een hoop nieuwe mogelijkheden. Je test samen met je afdeling of de huidige werking van het ERP-pakket gegarandeerd is en bekijkt tevens of de nieuwe functionaliteit een meerwaarde kan zijn.

Wat vragen wij van jou?

  • Je bent in staat om ICT wensen van gebruikers te vertalen naar een business case, waarbij je op verschillende levels in de organisatie een goede gesprekspartner bent
  • Je kunt gemakkelijk in ‘de helikopter’ stappen en bedrijfsbreed denken.
  • Overtuigingskracht
  • Affiniteit met ICT in het algemeen en ERP-systemen in het bijzonder
  • Flexibiliteit
  • Creativiteit
  • Zowel zelfstandig als in teamverband goed kunnen opereren

Wat bieden wij jou?

Aangezien wij het ‘key userschap’ als zeer belangrijke spilfunctie zien, zullen we hier ook tijd en middelen voor vrijmaken waarbij rekening wordt gehouden met je reguliere werkzaamheden binnen de afdeling. Daarom zal in je takenpakket dit ook specifiek worden opgenomen en zal dit een belangrijk onderdeel zijn tijdens functioneringsgesprekken.

Je krijgt de vrijheid om zelf de functie in te delen qua inhoud en verdeling van de tijd die hiervoor is gereserveerd.

Wil je nog meer weten over wat een goed key user maakt of heb je nog vragen? Eén van onze ervaren project managers ondersteunt je graag. Neem gerust contact met ons op.