Stress, irritatie, ergernis. Omdat je werk niet afkomt, omdat niemand goed bereikbaar is; noem het maar op. Je vraagt je af of dat niet makkelijker kan. Dat kan zeker wel, met slimme communicatieoplossingen die digitaal werken weer leuk maken. Maar er zijn zoveel spelers op de markt, dat je moet uitkijken voor keuzestress. Hoe kies je de oplossing die het beste bij jouw organisatie past?

Met slimme toepassingen voor samenwerking op afstand, bundel je individuele krachten en bereik je als organisatie veel meer dan wanneer ‘ieder voor zich’ werkt.  Iedereen heeft in 2020 de voordelen van samenwerkingstools kunnen ervaren. Oplossingen bieden steeds meer gebruiksgemak en beschikken over goed geluid, topkwaliteit video en diverse mogelijkheden om samen aan documenten te werken. Dit soort oplossingen kunnen je werk echt efficiënter maken, zolang je maar de (voor jouw organisatie) juiste tool kiest!

Maar waar moet je nu aan denken als je een tool gaat kiezen? Welke functionaliteiten heeft de tool nodig zodat iedereen efficiënt(er) kan werken? Deze 5 stappen helpen jou bij het maken van de juiste keuze.

1. Begin bij de uitdaging waar je voor staat

Samenwerkingssoftware biedt tegenwoordig allerlei fancy tools, maar je moet je afvragen welke je echt nodig hebt. Focus op de uitdagingen die de software voor je moet oplossen en kijk naar het geheel. Vergelijk het maar met een volle gereedschapskist. De kist die de meeste nuttige gereedschappen bevat, biedt het meeste waar voor je geld. Niet eenvoudig kunnen aansluiten bij een vergadering behoort tot de meest voorkomende ergernissen, evenals het ontbreken van gedetailleerde informatie over deelnemers. Het is dus handig als er in ieder geval tools in de kist zitten die deze uitdagingen te lijf gaan.

2. Betrek gebruikers erbij

Als je de dreiging van schaduw-IT buiten de deur wilt houden (dat is het gebruik van niet-toegestane en potentieel onveilige apps om aan de behoefte aan snelle actie te voldoen), betrek dan je medewerkers bij het keuzeproces. Breng in kaart waar ze behoefte aan hebben en hoe zij het liefst willen samenwerken. Is dat alleen vanuit huis en kantoor of ook onderweg? Zien ze de meerwaarde van intelligente ondersteuning, bijvoorbeeld in de vorm van een digitale assistent voor virtuele vergaderingen? Kunnen mensen makkelijk overweg met het platform dat deze functionaliteiten in huis heeft, of loop je het risico dat het gereedschap straks ongebruikt in de kist blijft?

3. Let op integraties

Het is prettig als een oplossing functies als bellen, messaging, video en content delen samenbrengt in één platform, met dezelfde ‘look and feel’ en soortgelijke interface. Daardoor werkt zo’n oplossing meestal intuïtief en hebben gebruikers geen training nodig. Maar werken die oplossingen ook echt samen? Of zijn het nog steeds eilandjes die om specifieke kennis vragen om ermee te kunnen werken? Eilandjes waar je gegevens enkel handmatig tussen kunt overbrengen door te copy-pasten? En is je nieuwe platform ook te gebruiken naast bestaande software? Dit zijn vragen die cruciaal zijn om je tool écht in te kunnen zetten voor optimale samenwerking in je gehele organisatie. Waar je nieuwe platform je in een vogelvlucht quick wins kan opleveren, kan een gebrek aan integratie leiden tot inefficiëntie op de lange termijn.

4. Denk aan de veiligheid

Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar het is belangrijk dat je erop let dat data versleuteld wordt verstuurd, zeker als je content deelt buiten de muren van je eigen organisatie. Er staan sinds de invoering van de AVG (GDPR)-privacywetten hoge boetes op een datalek. Maar buiten dat, wil geen enkele organisatie dat data op straat komt te liggen. Verzeker jezelf er ook van dat niet iedereen zomaar toegang heeft tot documenten en je dit zelf kunt beheren.

5. Let niet alleen op de prijs

Aanbieders schermen vaak met lage aanloopkosten en gratis opties. Hun oplossingen kunnen prima functioneren, maar een lage prijs is soms ook een valkuil. Het kan zijn dat er later upgrades en functionaliteiten komen waarvoor je alsnog stevig moet betalen. En als de oplossing niet voor jouw situatie is ontworpen, zijn er misschien aanpassingen nodig waar je dure consultants voor moet inschakelen. Let er daarom op welke eisen een oplossing stelt aan je infrastructuur en welke kosten gemoeid zijn met beheer en onderhoud.

Wat is de juiste tool voor jouw organisatie?

Als je op deze manier opties tegen elkaar afweegt, kun je beslissen welke tool bij jouw uitdagingen, gebruikersbehoefte en organisatie past en kun je een businesscase maken. Een goede samenwerkingstool is namelijk zoveel meer dan enkel videobellen en een online meeting eens in de zoveel tijd.

Heb je bijvoorbeeld wel eens gedacht aan Artificial Intelligence gedreven tools om de samenwerking te bevorderen? Denk bijvoorbeeld aan het deelnemen aan meetings door gezichts- en stemherkenning, transcriptie van vergaderingen en het automatisch inplannen van het volgende overleg. Zo werk je met meer plezier, haal je meer voldoening uit de samenwerking en boek je betere resultaten. En het mooie ervan is: het kan allemaal binnen één systeem.

Wij helpen je graag bij het maken van de juiste keuze en adviseren je over de diverse mogelijkheden die passen bij jouw organisatie. Benieuwd waar jij staat en hoe je collaboration op een succesvolle manier inricht? Vraag dan een gratis adoptie consult aan! Zo kun jij de eerste stap zetten naar een structurele, succesvolle manier van samenwerken binnen jouw organisatie.

Vraag jouw gratis adoptie consult aan!