“Maar het heeft ook wat gebracht”, zo luidt een inmiddels welbekend Corona cliché dat vaak wordt gebruikt als afsluiter van een – terechte – Corona klaagzang. Ook met betrekking tot IT wordt dit cliché bewaarheid. Het gedwongen thuiswerken heeft bij veel organisaties namelijk tot nieuwe inzichten ten aanzien van het belang van digitalisering en optimaliseren geleid. Het heeft de ogen geopend voor nieuwe werkwijzen en ‘locatie onafhankelijk werken’ een welverdiende boost gegeven. Een positieve ontwikkeling die naar mijn mening niet van tijdelijke aard is. In dit blog mijn visie hierop!

De pandemie waarin we ons bevinden is vooropgesteld vreselijk. Een omvangrijke gezondheidscrisis, met een economische crisis tot gevolg. Juist daarom zoeken we collectief naar lichtpuntjes. Goede ontwikkelingen die voortkomen uit de situatie. Ik doe dan ook graag mijn duit in het zakje, door een positieve ontwikkeling op IT gebied met je te delen..

Plots werd duidelijk hoeveel er nog te winnen viel op IT gebied

Tijdens het begin van de Corona crisis ontdekte het bedrijfsleven dat er nog veel te winnen viel op IT gebied. Dit begon met het – soms halsoverkop – uitrollen van de juiste voorzieningen om vanuit huis te kúnnen werken. Niet iedereen kon vanuit huis bij de benodigde applicaties en bestanden en op online vergaderen was ook niet iedereen ingericht. Wat ik echter een veel interessantere ontwikkeling vind, is dat veel bedrijven juist nu investeren in het optimaliseren van bestaande omgevingen. Dát zorgt namelijk voor efficiency!

“Het gedwongen thuiswerken heeft bij veel organisaties tot nieuwe inzichten ten aanzien van het belang van digitalisering geleid.”

Meer efficiency door te optimaliseren

De meeste organisaties beschikken al over systemen voor hun primaire processen. Door ook de deelprocessen te digitaliseren, systemen met elkaar te verbinden en add-ons te integreren om automatiseringslandschappen nóg krachtiger te maken, kan het bedrijfsleven pas echt stappen maken. Dat is hetgeen er nu gebeurt. Wat voorbeelden?

Digitaal contracten ondertekenen

Niet iedereen heeft thuis een printer en dat is knap lastig als je een contract moet ondertekenen. De vraag naar oplossingen om digitaal te ondertekenen neemt enorm toe. Het heeft bovendien een nieuwe mindset gecreëerd: waarom ondertekenen we anno 2020 nog met pen en papier, als het ook digitaal – sneller en milieuvriendelijker – kan.

Inkomende facturen geautomatiseerd verwerken

De handmatige verwerking van inkoopfacturen is veel werk. Facturen worden handmatig geboekt en ter controle voorgelegd aan budgethouders, waarna de facturen verdwijnen in een archief. Dit is tijdrovend en foutgevoelig. Op afstand is dit al helemaal lastig. Dit gaf veel van mijn relaties een extra impuls om Scan Sys in gebruik te nemen voor het geautomatiseerd verwerken van inkomende facturen.

Klantgericht samenwerken met Social Collaboration

Social Collaboration – of ‘de tijdlijn’ – is een standaard functionaliteit in Exact Synergy. Wij maken er zelf intensief gebruik van en hebben gemerkt dat dit een boost heeft gekregen door het massale thuiswerken. Collega’s posten er updates over wat er speelt bij ons bedrijf, bij onze relaties of binnen specifieke projectgroepen. Ook kunnen ze hun berichten richten op bepaalde personen. Een ideale manier om nu, maar óók als ‘de situatie’ weer genormaliseerd is op de hoogte te blijven. De informatie die in de tijdlijn gedeeld wordt, is namelijk te linken aan elke gewenste Synergy entiteit (personen, relaties, projecten etc.). Hierdoor wordt het informatienetwerk binnen Synergy voortdurend verrijkt. Ook gaat informatie niet meer verloren in mailboxen of het geheugen van collega’s (!).

Business App met geïntegreerde chatfunctie

Voorafgaand aan de Corona crisis was ik met een relatie in gesprek over ActDigital. De relatie zocht een oplossing voor het digitaliseren van formulieren. Toen ze door de Corona crisis meer werkzaamheden op afstand gingen doen, kregen ze een andere visie op het belang van digitalisering. Samen hebben we daarom gekeken naar een geïntegreerde chatfunctie binnen ActDigital, die het mogelijk maakt álle informatie – dus ook gesprekken tussen medewerkers – te bundelen met projecten, opdrachten of relaties.

En begrijp me niet verkeerd; vaak bestonden voorgaande optimaliseringsvraagstukken ook vóór Corona al. De pandemie heeft deze cases echter vergroot, urgenter en zichtbaarder gemaakt! Dit is dan ook de manier waarop de Corona crisis een digitale optimaliseringsgolf teweeg bracht.

Locatie heeft een andere zwaarte gekregen

Wat ik ook bemerk is dat werkzaamheden waarvan we eerder dachten dat die op locatie móesten worden uitgevoerd, ook op afstand kunnen. Dit geldt bij onszelf bijvoorbeeld voor consultancy werkzaamheden, maar óók relaties die zich bezighouden met inspecties en reparaties zijn – met de hulp van de juiste tooling – tot deze conclusie gekomen. Dit scheelt in reistijd en reiskosten – een hekel punt voor veel organisaties! – en kan zelfs leiden tot een nieuwe, efficiëntere manier van mensen inzetten. Waarom zou je bijvoorbeeld een hele goede servicemonteur steeds naar een klant sturen, als je hem ook een specialistische rol kunt geven door andere monteurs op afstand te ondersteunen?

“Werkzaamheden waarvan we eerder dachten dat die op locatie móesten worden uitgevoerd, kunnen ook op afstand.”

Van blijvende aard

Naar mijn mening is deze ontwikkeling absoluut van blijvende aard. De efficiëntie die het bedrijfsleven bereikt door bestaande omgevingen te optimaliseren, is groot en vaak zelfs uit te drukken in bespaarde tijd, geld en mankracht. En dat is áltijd gewenst. Later dit jaar kom ik ongetwijfeld bij je terug met meer interessante optimalisatiecases!

Onder de noemer ‘Voeding voor je veerkracht’ hebben we de afgelopen maanden webinars georganiseerd over oplossingen en add-ons die Exact Globe en Exact Synergy nóg krachtiger maken. Webinars die je de handvatten geven om bestaande omgevingen te optimaliseren. Mis het niet en kijk ze terug via onderstaande banner of neem contact met me op om verder te praten over dit onderwerp!

Download webinar: 'Drie slimme add-ons om je Exact Globe omgeving te verrijken'