Samenwerken op afstand heeft de afgelopen maanden een vogelvlucht genomen — we moesten wel. Daarmee is ook het gebruik van collaboration tools in een stroomversnelling gekomen. Met als gevolg dat IT-afdelingen op een ongekende manier worden uitgedaagd om digitaal (samen)werken te faciliteren. Shadow IT ligt op de loer, want voldoen de aangereikte oplossingen niet aan de wensen en behoeften van de business? Dan zoeken medewerkers zelf naar tools. Dat wil je voorkomen, dus wat zijn functionaliteiten die (samen)werken op afstand nog gemakkelijker maken en waar de business zeker blij van wordt? Dat vertellen we je in dit blog.

Hopelijk helpt het je op weg om die collaboration tool te selecteren die aansluit bij de behoeftes van medewerkers.

Samenwerken op afstand is meer dan alleen videovergaderen

Als we het hebben over (samen)werken op afstand dan denken de meeste mensen aan videoconferencing. Maar samenwerken is meer dan alleen dat. Ga maar na: als je op kantoor zou zitten werk je toch ook niet alleen samen tijdens meetings? Nee, je stuurt elkaar e-mails, belt zo nu en dan, maakt een praatje met een collega aan zijn bureau en werkt samen in verschillende documenten. Bij het werken op afstand is het belangrijk dat een tool ook deze manieren van samenwerking ondersteunt.

Functionaliteiten die zorgen voor effectieve samenwerking op afstand

Toepassing van video, het delen van je desktop plus desktop applicaties en samenwerken in documenten

Bij het kiezen van collaboration software zijn video, het delen van desktop(applicaties) en samenwerken in documenten kraakheldere standaardeisen. Het zijn bekende functionaliteiten, maar daardoor niet minder van belang. Belangrijk is wel dat medewerkers altijd en overal deel uit kunnen maken van het samenwerkingsproces, onafhankelijk van plaats en tijd. Of ze nu thuis, onderweg of op kantoor zijn en via hun laptop of mobiel werken.

Communicatie is het belangrijkste element van samenwerking: een gezicht bij het verhaal, mimiek en non-verbale communicatie — het speelt allemaal een cruciale rol. Idealiter maak je de interactie tussen mensen zo ‘real-life’ mogelijk met behulp van de technologie. Vastlopende videobeelden, instabiele verbindingen en krakende audio zijn funest en nemen vertrouwen in de tools weg. Een hele goede kwaliteit video en audio zijn daarom vereist.

Het vinden van de juiste informatie, kennis en mensen

Bovenstaande functionaliteiten zijn bekend. Maar wist je dat nieuwe technologieën het binnen sommige collaboration tools mogelijk maken om de ervaring van werknemers te verbeteren door knelpunten weg te werken en het gemakkelijker te maken om informatie te verzamelen? Deze functionaliteit is over het algemeen nog minder bekend, terwijl het het (samen)werken op afstand echt makkelijker maakt.

Dit soort relationele intelligentie kan bijvoorbeeld worden gebruikt om labels toe te voegen onder de namen van mensen die op afstand vergaderingen bijwonen, met daarin hun biografie, carrièregeschiedenis en functietitel om andere deelnemers te informeren.

Bovendien, wanneer je specifieke informatie nodig hebt, maar je weet niet met wie je moet spreken of waar je terecht kunt als de persoon niet beschikbaar is, geven de samenwerkingstools je directe toegang tot wat je moet weten. Of kun je de collega’s van de persoon vragen om je te helpen.

Vragen als “Wie is …?” om contactgegevens op te vragen, “Wie werkt met …? of “Wie heb ik een e-mail gestuurd over …? kun je eenvoudig aan de tool stellen. Sommige samenwerkingstools zijn zelfs al in staat om een persoon die aan een project werkt te laten weten of bepaalde onderdelen al zijn uitgevoerd door andere collega’s binnen de organisatie. Dat scheelt dubbel werk.

Het grote voordeel van deze functionaliteit? Medewerkers werken efficiënter en productiever, omdat ze tijd besparen. Hierdoor kunnen ze zich richten op taken met een grotere toegevoegde waarde. Sterker nog, medewerkers besparen tot zo’n 5 uur per week door niet langer te hoeven zoeken naar informatie over mensen en bedrijven met wie ze samenwerken.

Verlies de specifieke behoeften van medewerkers niet uit het oog

Een collaboration tool kan je vergelijken met een Zwitsers zakmes. Het gaat niet om één functionaliteit, maar juist om de combinatie van verschillende functionaliteiten in één oplossing. Daarbij is het belangrijk om de wensen en behoeften van collega’s niet uit het oog te verliezen. Waar hebben zij behoefte aan en welke tool kan hierin faciliteren? Dat moet het uitgangspunt zijn, en niet andersom. Mens en proces gaan voor de technologische keuze.

Mens en proces voorop stellen is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. Om je hierbij te helpen hebben we een gids geschreven waarin we concrete handvatten geven om mens en proces centraal te zetten en samenwerken anno nu op een succesvolle manier te faciliteren.

Download jouw exemplaar van de gids hier: