Datum: 12 februari 2019
Auteur: Hans Swinkels, Senior Business Development & Account Management

Op 18 april is het zover: alle overheidsinstanties, andere aanbestedende diensten en speciale sectororganisaties mogen vanaf die datum alleen nog maar e-facturen accepteren. Als je zaken doet met deze instanties, is de kans groot dat je inmiddels bent geïnformeerd door je overheidsrelaties dat je vanaf 18 april voortaan e-facturen moet versturen. En daar heb je speciale software voor nodig. Een simpel pdf’je is namelijk geen e-factuur. Beschik je niet over deze tooling? Dan kunnen jullie geen zaken meer doen met elkaar. Maar vrees niet, dit is op te lossen!

In het kader van verdere digitalisering van betaalverkeer, kiest de gehele overheid ervoor per 18 april alleen nog maar e-facturen te versturen, te ontvangen en te verwerken. Dit raakt dus óók alle partijen die zaken doen met de overheid. En dat is wat mij betreft een zeer positieve ontwikkeling. Per mail verstuurde facturen die handmatig over moeten worden genomen in het systeem, zijn namelijk zeer tijdrovend en foutgevoelig. En over papieren facturen zal ik maar gewoon zwijgen, want ik ga er vanuit dat niemand die nog durft te versturen..

Aansluiting op Digipoort of het SimplerInvoicing netwerk

Een per e-mail verstuurde factuur, netjes bijgevoegd als strak vormgegeven pdf, is géén e-factuur. Een e-factuur wordt namelijk verstuurd via Digipoort of het SimplerInvoicing netwerk in UBL-formaat. Technische mambo jambo? Een beetje. Maar ik help je er graag doorheen.

Help, ik doe zaken met de overheid!

Als jij zaken doet met de overheid, heb je dus aansluiting op Digipoort of het SimplerInvoicing netwerk nodig. Hiervoor zijn globaal twee mogelijkheden:

E-facturatie ‘platform’

Er zijn diverse e-facturatie platformen ontwikkeld, waarop je zonder koppeling aan je eigen boekhoudsysteem e-facturen kunt verzenden. Je betaalt per e-factuur een klein bedrag en klaar is kees. Het voordeel? Je hebt geen koppeling met je eigen boekhoudsysteem nodig. Het nadeel? Je moet elke factuur los van je boekhoudsysteem ‘inkloppen’. Dit kan nogal een gedoe (foutgevoelig en tijdrovend!) zijn. En je mist de directe aansluiting met je financiële administratie. Bovendien; heel vaak een klein bedrag voor je factuur betalen, telt natuurlijk ook op. Als je relatief vaak facturen aan de overheid verstuurt, is dit dan ook geen goede optie.

E-facturatie ‘tooling’

Doe je vaker zaken met de overheid, dan is aansluiting op Digipoort of het SimplerInvoicing netwerk vanuit je eigen boekhoudsysteem een betere optie en zeker het investeren waard. Het voordeel hiervan is dat je juist heel efficiënt en zeer veilig je facturen kunt versturen. Overheden die al langer hiermee werken, geven aan veel tijd te besparen en hun leveranciers – jou dus – sneller te betalen. En dat willen we natuurlijk allemaal!

De meeste boekhoudpakketten hebben inmiddels een oplossing paraat hiervoor. Wellicht ben je al benaderd door jouw aanbieder. Vanuit de software van Exact kunnen we je hier ook aan helpen, met alle plezier!

Waar is het kantelpunt?

Een e-facturatie platform versus speciale e-facturatie tooling; als je zaken doet met de overheid moet je je afvragen waar het kantelpunt zich bevindt. Is een platform voldoende voor jou of niet? Je ontkomt hoe dan ook niet aan e-facturatie. En wees er vooral blij mee, want het gaat het sowieso veel tijd schelen!


Bent jij al klaar voor digitaal factureren aan de overheid? Of is je systeem hier nog niet op ingericht en heb je vragen hierover? Neem gerust contact met me op! En neem ook eens een kijkje op onze webpage over Digital Invoicing, onze oplossing voor digitaal factureren aan de overheid!