Medewerkers zijn het thuiswerken helemaal zat. Het liefst willen we massaal weer naar kantoor. Al is het maar voor de sociale interactie. Maar we weten ondertussen ook uit ervaring dat het soms veel praktischer of effectiever is om vanuit huis te werken. Wat is de beste aanpak voor jouw organisatie om digitaal samenwerken goed in te richten en tegelijkertijd sociale interactie te waarborgen ? Hoe maak je mensen bewust dat er meer is dan online meetings?

Digitaal samenwerken is eigenlijk niets nieuws. Waar het begon met videoconferences voor enkel het hoger management, is videobellen of het volgen van online webinars  tegenwoordig de standaard. Door de jaren heen zijn er steeds meer mogelijkheden voor medewerkers bijgekomen. Zeer handig, maar als IT-manager heeft dit wel een flinke impact op de IT-infrastructuur en de eisen die je daaraan moet stellen. 

Voelen de werknemers zich wel begrepen?

Natuurlijk is niet alleen in de professionele sfeer, maar ook in de privésfeer technologie breed beschikbaar. Waar je voorheen bij het gebruik van technologie flinke know-how nodig had, zijn steeds meer mensen bekwaam geworden in de nieuwste tooling. Hierdoor zijn werknemers veeleisender dan dat ze vroeger waren. 

Want als jij zelf al de laatste snufjes in huis hebt, mag je dat op z’n minst op het werk ook verwachten toch?  Aan jou als IT-manager de taak om verbinding te houden met de organisatie en deze behoeften om te zetten in mogelijkheden. Maar hoe doe je dat eigenlijk in het tijdperk van thuiswerken en collaboration tools?

Wie zijn de innovators of laggards binnen jouw organisatie?

Het soort werknemers en de cultuur binnen een organisatie heeft grote invloed op de manier waarop medewerkers met digitale samenwerkingstools werken en de mate van adoptie onder de eindgebruikers. Om de adoptie van de collaboration tool die jouw organisatie gebruikt succesvol te laten zijn heb je de juiste mensen nodig om draagvlak te creëren.

Ga daarom op zoek naar de mensen binnen jouw organisatie die staan te springen om de laatste innovaties en vernieuwingen op IT-gebied. Deze innovators en early adopters, zoals deze vaak genoemd worden, zijn perfect geschikt om mee te denken over de meest geschikte tooling.

Wanneer zij betrokken en enthousiast worden gemaakt, helpen zij bij het creëren van draagvlak binnen de rest van de organisatie. Hun enthousiasme straalt namelijk af op anderen! Zo krijg je zelfs de mensen met weerstand – de zogenaamde late majority en laggards – mee in de laatste ontwikkelingen en verloopt de adoptie van jouw tooling een stuk vloeiender. 

“Wat heb ik nu eigenlijk afgekregen tussen al die online vergaderingen door?”

De innovators en laggards binnen de organisatie zijn door de coronacrisis in sneltreinvaart geïdentificeerd. Plots waren we verplicht allemaal open te staan voor digitaal samenwerken en de taak aan jou als IT-manager om te zorgen dat dit geregeld werd. 

Hoewel sommigen misschien overvallen werden door de plotselinge veranderingen, was er onder velen ook een consensus dat de verschuiving naar digitaal samenwerken toch wel erg positief was! Een betere privé-werkbalans, meetings die niet meer uitliepen; noem het maar op.  

Inmiddels komen we er steeds meer achter dat online samenwerken ook de nodige nadelen met zich meebrengt. Het online vergaderen is vermoeiend en levert spanningen op. Veel medewerkers vragen zich aan het einde van de dag af: “Wat heb ik nu eigenlijk afgekregen tussen al die online vergaderingen door?” Zonde natuurlijk, want digitaal samenwerken levert veel kansen op; mits het op de juiste manier toegepast wordt!

Dit kan jij voor je werknemers betekenen!

Door de urgentie en snelheid waarmee we alle tools hebben omarmt, worden deze lang niet op de juiste manier ingezet. We vergeten wel eens dat digitaal samenwerken verder gaat dan videobellen. Veel functionaliteiten blijven daardoor onbenut die wel beschikbaar of gemakkelijk te implementeren zijn. 

Breng daarom, bijvoorbeeld in samenwerking met HR, eens goed in kaart waar medewerkers tegenaan lopen. Zo kun je als IT-afdeling problemen of frustraties wegnemen doordat je de samenwerkingstools zo hebt ingericht dat deze voorzien in de behoefte van de organisatie en haar medewerkers.  

Door alleen draagvlak te creëren en de behoeftes binnen jouw organisatie op papier te zetten ben je er nog niet. Je moet de organisatie op de juiste manier meenemen in het adoptieproces. Het sturen van een korte update of een maandelijkse nieuwsbrief volstaat niet. Maar hoe moet je het dan wel aanpakken? Aan de hand van het onderstaande stappenplan verbeter je user adoption en zorg je ervoor dat je jouw collaboration tools succesvol inzet: 

  1. Identificeer de verschillende type medewerkers
    Laat zien dat je de behoeften van medewerkers — en dus de organisatie — begrijpt. Niet iedereen komt even makkelijk mee als het gaat om digitale ontwikkelingen. Identificeer daarom de verschillende type werknemers zoals early-adopter, innovators of laggards. 
  2. Start met het opleiden van de juiste medewerkers
    Niet iedereen is in staat om collega’s enthousiast te maken over nieuwe tools. Het is daarom van belang om ‘geschikte’ early-adopters en innovators op te leiden tot gangmakers binnen je organisatie.
  3. Organiseer een contactmoment met werknemers
    Laat alle medewerkers vervolgens kennismaken met de plannen en tools die je mogelijk introduceert — bijvoorbeeld tijdens een (digitale) inloopsessie. Dan hoeven ze er nog niet direct mee te werken, maar neem je ze al wel mee in het proces en kunnen ze een mening vormen over de gekozen tools. 
  4. Laat werknemers in gesprek gaan met early adopters en innovators
    Dit is het moment dat alle meningen samenvloeien. Doordat alle werknemers betrokken zijn bij het proces zal de user adoption van tools en het digitaal samenwerken stukken soepeler verlopen.

Sta je er alleen voor? Zeker niet!

Met het alsmaar stijgende aanbod van verschillende online samenwerkingstools en nieuwe functionaliteiten is het als IT-manager lastig om het overzicht te houden. Juist daarom is het van belang om een betrouwbare partner te vinden die helpt om digitaal samenwerken succesvol in te richten binnen je organisatie.

Zo speel jij binnen de IT-afdeling tijd en ruimte vrij om de verbinding met de organisatie op te zoeken. Axians helpt jou om de stap richting een gezonde manier van digitaal samenwerken te zetten. Schrijf je nu in voor ons adoptie consult en ga samen met ons aan de slag om het digitale samenwerken binnen jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen!