Onze leefwereld is steeds mobieler. Zowel zakelijk als privé zijn we ontzettend veel online en apps maken ons leven gemakkelijker. Als ontwikkelaar en leverancier van hard- en software voor ziekenhuizen, levert Alphatron Medical uitgebreide service op haar producten. Dit onderhouds- en reparatieproces was  tot voor kort nog een papieren proces met werkbonnen en veel schrijfwerk. Tijd voor verandering. Daarom zocht Alphatron Medical de samenwerking op met Axians. Het resultaat? Een Business App die het complete serviceproces digitaliseert.

Het serviceproces van Alphatron Medical bestaat uit verschillende onderdelen, van serviceplanning, voorraadbeheer en het aftekenen van digitale werkbonnen tot facturatie. De vervanging van het CRM en ERP-systeem was de aanleiding om goed na te denken over de integratie van diverse systemen. Mehran Bahri: “We wilden een digitale omgeving creëren waarbinnen de supportdesk data centraal invoeren en gebruiken. In het verlengde daarvan wilden we de service-orders voor onze monteurs op locatie digitaal ontsluiten via een Service App.”

Beter voorraadbeheer en sneller factureren

In de nieuwe app hebben monteurs altijd toegang tot alle actuele informatie voor hun service-opdrachten. “Ze hebben via hun smartphone direct een overzicht van hun afspraken, service-orders en klantgegevens, inclusief een link met de navigatie. Ook de registratie van werkzaamheden, onderdelen en tijden is heel eenvoudig. En als een storing niet opgelost is, volgt na registratie automatisch een nieuwe afspraak”, vertelt Lindsey van Kan. “Extra voordeel is dat gebruikte onderdelen direct geregistreerd worden, waardoor het voorraadbeheer altijd op orde is. Tot slot kan de klant de opdracht meteen goedkeuren met een digitale handtekening.”

Enorme tijdsbesparing

De app is niet alleen heel prettig voor de monteurs. “Het is echt een verademing dat we op de supportdesk nu vanuit één geïntegreerde omgeving werken. Alle relevante systemen zijn nu gekoppeld. We hadden een complex proces met veel dubbele invoer en uitzoekwerk. Dat behoort nu tot het verleden. Het werk dat ik voorheen in vijf dagen deed, kan nu in drie dagen. Dat is een enorme tijdsbesparing. Bovendien is de kans op fouten flink verminderd. En omdat monteurs bij de bron registreren is onze voorraad altijd up-to-date en kunnen we sneller factureren. Maar het allerbelangrijkste is natuurlijk dat ons serviceniveau hoger is. Het is nog eenvoudiger om onze klanten efficiënt te helpen.” legt Lindsey van Kan uit.

Key Points

Axians en Alphatron Medical ontwikkelden een Business App die het complete serviceproces integreert met de backoffice-systemen. Alle informatie over service-opdrachten is op locatie beschikbaar via de Business App en monteurs voeren hun werkzaamheden en materialen direct in. Klanten controleren en ondertekenen een service-order digitaal, waarna automatisch de factuur volgt, zonder extra invoer- of uitzoekwerk. Het digitale proces en de app besparen de supportafdeling veel tijd en leidt tot een hoger serviceniveau.

Benieuwd naar de mogelijkheden die Axians kan bieden op het vlak van Business Applications?
Lees meer of neem direct contact met ons op.