Aan het begin van de pandemie was nog erg onduidelijk wat de volledige impact van de crisis zou gaan zijn. Wat we wel zagen was dat financials in de frontlinie van het overlevingsvermogen van hun organisatie kwamen te staan. Vaak met een grote loep op cashflow, inkomsten en uitgaven, om zoveel mogelijk te kunnen anticiperen op onverwachte omstandigheden. 

In het nieuwe normaal zijn verschillende nieuwe risico’s geïntroduceerd. Zo zorgden factoren als gezondheid en veiligheid van personeel, de toenemende druk op de supply chain en maatregelen vanuit de overheid voor serieuze implicaties voor het werkkapitaal. De ongekende onzekerheid dwong veel bedrijven en organisaties in een zeer korte tijd kritieke besluiten te nemen. 

Hierdoor werd de noodzaak voor flexibele planning en forecasting al snel duidelijkVeel van de planningsmodellen uit het “pre-coronatijdperk” raakten van de ene op de andere dag achterhaald. De marge voor ruime aannames en gemiste forecasts werd steeds kleiner. Voor branches zoals retail, horeca en reizen werd deze marge zelfs minimaal. 

Door de coronacrisis is de digitale transformatie voor veel organisaties in een stroomversnelling geraakt. Waar veel bedrijven bijvoorbeeld nog vasthielden aan een kantoorcultuur, wordt er nu veel meer online samengewerkt. Met de lessen van het afgelopen jaar is het zaak dat financials die digitale transformatie ook proberen te vertalen naar de accuraatheid en snelheid van het planningsproces. 

Om meer agile te plannen zijn er drie stappen die financials kunnen nemen, namelijk: 

  1. Creëer financiële transparantie, real-time. 
  2. Zorg voor een goede en geautomatiseerde integratie van data 
  3. Versnel de verschuiving van financial naar business partners. 

Creëer financiële transparantie, real-time 

Zoals eerder gezegd bracht dcoronacrisis de noodzaak voor real-time planning aan het licht. In de wereld zoals die was” werd dit praktisch onmogelijk door gefragmenteerde opslag van data, een gebrek aan integratie en de handmatigheid van processen. 

Tegenwoordig zijn er planningsoplossingen beschikbaar die op basis van financiële en niet-financiële data real-time inzicht geven in bijvoorbeeld kosten en opbrengsten. Door een planningsoplossing te gebruiken kunnen financials veel sneller scenario’s draaien, met de juiste frequentie plannen en risico’s beter inschatten. 

Zorg voor een goede en geautomatiseerde integratie van data 

Voor de coronacrisis begon was het voor een planning vaak voldoende om bijvoorbeeld geaggregeerde verkoopdata te pakken en de lopende tarieven aan te passen. Hier en daar wellicht nog wat aangepast op basis van seizoenpatronen en het plan was afgerondIn het nieuwe normaal is dit niet meer afdoende. Het is ook van belang geworden om externe data over bijvoorbeeld gezondheid, overheidsbeleid en sociaaleconomische factoren mee te nemen. Hierdoor wordt de forecast robuuster en kunnen risico’s sneller en beter geïdentificeerd worden. Het doel is om stabiliteit voor de lange termijn te kunnen creëren. 

Binnen de traditionele systemen en modellen is het echter een grote uitdaging om deze externe data op een goede manier te integreren. Laat staan geautomatiseerd. Een moderne planningsoplossing kan direct koppelen op praktisch elke in- en externe databron. Daarnaast is het mogelijk om data geautomatiseerd op te halen en/of weg te schrijven. Zonder goed vooruit te kunnen kijken loopt de financial het risico enkel te kunnen sturen op het verleden. 

Versnel de verschuiving van financial naar business partner 

Tot slot is het zaak dat het finance team verder gaat dan de traditionele kaders van het opleveren van jaarbudgetten en procentuele afwijkingen op forecasts. Om deze crisis succesvol door te komen zullen zij experts moeten worden in het maken van afgewogen beslissingen als het gaat om het toewijzen van middelen. Om dit op een goeie manier te doen kan bijvoorbeeld gekozen worden om het team in twee op te splitsen. Eén helft richt zich op cashflow om de organisatie door de korte termijn heen te leiden. Het andere team fungeert als planningsteam en ontwikkelt verschillende middellange termijn scenario’s. 

Voor beide benaderingen is het nodig dat financials weg bewegen van single-user spreadsheets en beter samenwerken met hun businesspartners. Moderne planningssoftware kan ook helpen tijd voor financials vrij te spelen door het gebruik van AI en predictive forecasts. Tijd die ze beter kunnen besteden aan meer strategische en waarde toevoegende activiteiten. 

Conclusie 

Nu zoveel branches onder druk staan is het van groot belang dat financials hun organisaties kunnen leiden met een vooruitziende blik.  

Naast bezig zijn met overleving kunnen financials hun organisaties opnieuw uit te vinden door met daadkracht te handelen. Dit gaat echter niet werken wanneer men blijft hangen in verouderde processen en benaderingen. Finance teams hebben de juiste digitale infrastructuur nodig voor planning. Een infrastructuur die gemaakt is voor real-time planning en gestroomlijnde samenwerking. Op die manier kunnen financials gaan anticiperen op de toekomst in plaats van reageren het verleden. 

Wil je meer informatie over planningssoftware en Axians? Dan kun je contact opnemen met Sam-Ray Atta via +31 6 20 21 64 07 of sam-ray.atta@axians.com.