Overtoom: ‘Het vertrouwen in IT is toegenomen in de gehele organisatie’

Netwerkspecialist AXIANS verzorgt compleet nieuwe en schaalbare infrastructuur bij Overtoom Nederland

Overtoom Nederland werd opgericht in 1946 en is marktleider op de zakelijke postordermarkt voor kantoor- en magazijninrichting. Het bedrijf maakt deel uit van de internationale Manutan Groep. Manutan is voornamelijk gegroeid door acquisities en bestaat uit ruim 20 dochterbedrijven. Hierdoor heeft de groep te maken heeft met veel verschillende IT-infrastructuren. Bovendien waren de informatiesystemen en bedrijfsprocessen tussen de verschillende bedrijven niet goed op elkaar afgestemd. In 2006 waren er binnen de Manutan Groep bijvoorbeeld elf verschillende ERP-systemen in gebruik. Om dit te kunnen harmoniseren heeft Overtoom zijn ICT-dienstverlening naar een hoger plan getild.

Achtergrond
Overtoom Nederland en Manutan France zijn de twee grootste dochterbedrijven en samen verantwoordelijk voor de ICT-oplossingen van de groep. Overtoom Nederland is gevestigd in Den Dolder. Hier is ook de ICT-ondersteuning voor België, Duitsland en Zwitserland ondergebracht. Bovendien wordt in Den Dolder pionierswerk verricht voor de ontwikkeling van een geharmoniseerde IT-infrastructuur voor de hele groep.

Overtoom zag zich genoodzaakt om zijn IT-infrastructuur aan te pakken. Dit was nodig omdat in de oude situatie de werkzaamheden van de IT-afdeling voornamelijk bestonden uit het blussen van brandjes. Verder bleek ook het Wireless LAN, dat gebruikt wordt in het warehouse van Overtoom, niet te voldoen aan de dekkings- en securityeisen. Het warehouse van Overtoom is op zich al niet de meest ideale omgeving voor een draadloos netwerk. De hoge stalen stellingen beïnvloeden het signaal en door aangepaste vloerindelingen kunnen blind spots ontstaan. De verbinding in het warehouse viel regelmatig weg, waardoor de heftruck-chauffeurs geen informatie meer binnenkregen via hun handhelds.

Overtoom heeft nieuwe eisen gesteld aan zijn systeemomgeving en ging op zoek naar een partner die de infrastructuur kon moderniseren. In eerste instantie had dit slechts betrekking op het omschakelen van reactief naar proactief systeem- en netwerkbeheer, maar op den duur is het project verder uitgebreid en is de totale netwerkinfrastructuur vernieuwd. Joost Manasse, area ICT manager bij Overtoom International Nederland, geeft aan dat de keuze voor AXIANS is gebaseerd op eerdere ervaringen: “Ik ken AXIANS als een partij die zich kritisch opstelt ten opzichte van de klant. Er kunnen dan conflicten ontstaan, maar op het moment dat deze worden opgelost, ontstaat voor beide partijen een betere situatie. In het verleden heb ik dit met AXIANS meegemaakt en om die reden hebben wij AXIANS uitgenodigd om een aantal projecten bij ons uit te voeren.”

Inzicht in het netwerk
Initieel werd AXIANS ingeschakeld om een nieuwe netwerkinfrastructuur aan te leggen en de core te vervangen voor zowel de vestigingen in Nederland als in België. Hiervoor werd een design gemaakt. Na het in kaart brengen van de bestaande situatie en de knelpunten bleek de scope groter te zijn dan verwacht. Zo waren de WAN- en LAN-verbindingen zonder verklaarbare reden instabiel, was er een gebrek aan inzicht in de IT-infrastructuur en een beperkte kennis over wat er op het netwerk gebeurt. Overtoom besloot de samenwerking uit te breiden en de LAN-optimalisatie en -herstructurering gezamenlijk aan te pakken, waarna een roadmap is opgesteld om de gevonden uitdagingen in volgorde van belangrijkheid op te lossen.

Uitbesteding van onderhoud en beheer van het netwerk is voor Overtoom belangrijk. “In het verleden hebben we bewust gekozen om bepaalde expertise niet in huis te houden. Op die manier hoeven we zelf geen kennis op te bouwen. We zijn immers geen netwerkspecialisten”, aldus Manasse. “Inmiddels is de verdeling tussen externe en interne kennis veranderd. In eerste instantie waren we weer op zoek naar een externe partner. De samenwerking met AXIANS heeft ons geleerd dat het ook anders kan. Nu kunnen we sommige aspecten van netwerkbeheer ook zelf uitvoeren. AXIANS is voor ons dan ook niet alleen een leverancier maar ook een kennispartner.”

 “Om de inzichtelijkheid van het netwerk te verbeteren stelde AXIANS zijn Management System (AMS) voor”, vertelt Manasse. “AMS beloofde veel te doen, en doet uiteindelijk zelfs meer dan we dachten.” De oplossing geeft inzicht in de prestaties en configuratie van de infrastructuur en heeft duidelijke rapportage- en analysemogelijkheden. Met AMS heb je het vermogen om eventuele problemen tijdig te signaleren waardoor je proactief aanpassingen in het netwerk kunt uitvoeren ter voorkoming.

Virtual appliance
Er wordt met AMS zowel intern als extern gewerkt, waardoor het netwerk van Overtoom 24 uur per dag te monitoren is. Dit gebeurt over meerdere vestigingen, waardoor er niet alleen inzicht is in het Nederlandse, maar ook in het Belgische en Duitse netwerk. De oplossing is zelf niet fysiek aanwezig, maar draait als een virtual appliance op het netwerk van Overtoom, vanuit het datacenter van AXIANS. Hierdoor hoeft Overtoom niet te investeren in benodigde kennis en expertise voor configuratie en onderhoud van de oplossing.

Ook de services en events op zowel LAN als WAN in alle drie de vestigingen worden met AMS gecontroleerd. “Omdat je weet dat er ook remote actief door AXIANS gemonitord wordt, geeft dat een bepaalde rust. We zien mogelijke problemen nu in een vroeg stadium aankomen en kunnen daar voortijdig op reageren”, vertelt Emyl van Rossum, senior systeembeheerder bij Overtoom International Nederland. “Omdat de systemen niet stil komen te liggen, kunnen de eindgebruikers altijd door blijven werken. Het vertrouwen in IT is hierdoor toegenomen in de gehele organisatie. Om te voldoen aan een steeds groter wordende klantbehoefte moeten alle schakels in het leveringsproces optimaal zijn. De basis hiervoor wordt gevormd door het netwerk dat met AMS de verstoring van de belangrijke bedrijfsprocessen minimaliseert.”

Naast het netwerk wordt bij Overtoom ook de Antivirus Server Group en de Mail Server Group gecontroleerd met behulp van AMS. Dit is voor Overtoom een duidelijke meerwaarde. Van Rossum: “Een probleem kan in combinatie met de input vanuit AMS relatief eenvoudig verholpen worden, de gebruiker merkt daar zelf helemaal niets van.” Deze manier van werken is belangrijk voor Overtoom. “Om aan alle klantwensen te voldoen komen er steeds meer nieuwe softwareoplossingen in de organisatie”, zegt Manasse. “Om al deze oplossingen te ondersteunen moeten de IT-systemen krachtig en flexibel zijn en kunnen reageren op veranderingen in het bedrijf.”

De oorzaak aanpakken en niet het gevolg
Nadat de kennis en het inzicht over het eigen netwerk op het gewenste peil was, bleek al snel dat de bestaande oplossingen voor het LAN en Wireless LAN niet voldeden aan de eisen van Overtoom. Vooral het draadloze netwerk moest gemoderniseerd worden. De verbinding viel regelmatig weg en de scanners die de werknemers in gebruik hadden liepen vaak vast. AXIANS heeft middels een Wireless Site Survey de situatie in kaart gebracht. Daaruit bleek dat de bestaande HUB’s vervangen moesten worden door een WLAN controller. Deze zorgt ervoor dat de roaming automatisch aangepast wordt indien nodig. Daarnaast was er veel interferentie van de bestaande infrarood beveiligingsmelders (PIR’s). Deze zijn dan ook uiteindelijk deels vervangen door een ander type. Tot slot bleken de gebruikte scanners niet te voldoen aan de eisen van Overtoom. Na uitgebreid onderzoek van Methec, een zusterbedrijf van AXIANS dat gespecialiseerd is in logistieke automatisering, wordt er nu getest met een type scanners die samen met het nieuwe WLAN zorgen voor een honderd procent performance van productieproces van het magazijn, waardoor er efficiënter gewerkt kan worden.

Bij het implementeren van het nieuwe redundante netwerk is er ook goed gekeken naar de security policies. AXIANS heeft een ontwerp gemaakt waarbij veel aandacht is besteed aan gebruiksvriendelijkheid voor zowel de gebruikers als de beheerders. De implementatie van een oplossing voor single-sign-on is daar een goed voorbeeld van.

Blauwdruk voor internationale vestigingen
Door het netwerk helder en inzichtelijk in te richten, kan Overtoom zijn volledige aandacht houden bij het leveren van kantoor- en magazijninrichting. “Je bent nooit klaar met bouwen aan je netwerk omdat de oplossingen en eisen voortdurend veranderen. Maar dankzij de basis die we samen met AXIANS leggen, hoeven we ons daar geen zorgen over te maken”, aldus Van Rossum.

“We blijven voortdurend verder ontwikkelen en de samenwerking met AXIANS daarin is ons erg goed bevallen”, concludeert Manasse. “Door de kritische opstelling van het bedrijf en de aanwezige kennis zijn de resultaten boven onze verwachtingen uitgestegen. De oplossing in Den Dolder vormt een blauwdruk voor de Franse, Duitse en Belgische organisatie en we worden daarom goed in de gaten gehouden. Maar vanwege de resultaten die we tot nu toe behaald hebben maak ik me daar absoluut geen zorgen over. Dankzij AXIANS beschikken we over een redundant netwerk met een uitstekende schaalbaarheid”